Accord de traitement des données personnelles (article 28 du RGPD)

Version du 27 septembre 2026. Annexe aux Conditions générales du service Cockpit Conciergerie.

Entre le Client (la conciergerie), responsable de traitement, et Horizon Patrimoine (l'« Éditeur »), sous-traitant.

1. Objet

Le présent accord fixe les conditions dans lesquelles l'Éditeur traite, pour le compte du Client, les données personnelles contenues dans les Données Client, conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés. Sa description figure en annexe 1.

2. Durée

L'accord s'applique pendant toute la durée de l'abonnement, puis jusqu'à la suppression des données prévue à l'article 10.

3. Instructions du Client

L'Éditeur traite les données uniquement pour fournir le Service et sur instruction documentée du Client ; l'utilisation du Service par le Client vaut instruction. L'Éditeur informe immédiatement le Client s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation. Il n'utilise pas les données à d'autres fins (ni revente, ni publicité, ni entraînement de modèles).

4. Confidentialité

Les personnes autorisées à accéder aux données chez l'Éditeur sont soumises à une obligation de confidentialité et n'y accèdent que lorsque c'est nécessaire (support demandé par le Client, incident, maintenance).

5. Sécurité

L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites en annexe 2, qu'il peut faire évoluer sans réduire le niveau de protection.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise l'Éditeur à recourir aux sous-traitants listés en annexe 3. L'Éditeur informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable et, à défaut d'accord, résilier sans frais. L'Éditeur impose à chaque sous-traitant les mêmes obligations de protection et reste responsable de leur respect.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont hébergées dans l'Union européenne (Allemagne). Aucun transfert hors de l'Espace économique européen n'est réalisé sans garanties appropriées (décision d'adéquation, clauses contractuelles types). Le chargement des fonds de carte implique une communication avec la Fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni, pays bénéficiant d'une décision d'adéquation).

8. Droits des personnes concernées

Le Service permet au Client de consulter, corriger, exporter et supprimer les données. L'Éditeur l'assiste, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes d'exercice de droits ; s'il reçoit directement une demande, il la transmet au Client sans y répondre lui-même.

9. Violation de données

L'Éditeur notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles (nature, catégories et nombre approximatif de personnes et de données concernées, conséquences probables, mesures prises). Il assiste le Client dans ses éventuelles notifications à la CNIL et aux personnes.

10. Fin du traitement

À la fin de l'abonnement, les données restent téléchargeables par le Client pendant 30 jours (Paramètres › Export), puis sont supprimées ; les sauvegardes les contenant sont effacées au plus tard 45 jours après la fin de l'abonnement, sauf obligation légale de conservation. L'Éditeur confirme la suppression sur demande.

11. Assistance et audit

L'Éditeur aide le Client, dans la mesure du possible, à réaliser une analyse d'impact et à consulter la CNIL. Il met à disposition la documentation nécessaire pour démontrer le respect du présent accord. Un audit peut être réalisé une fois par an, avec un préavis de 30 jours, par le Client ou un auditeur tenu au secret et non concurrent, à ses frais, sans perturber le Service ni accéder aux données des autres clients.

12. Responsabilité

Chaque partie répond de ses propres manquements au RGPD. La responsabilité de l'Éditeur est encadrée par les Conditions générales.

Annexe 1 — Description du traitement


Finalités	Gestion administrative de l'activité de conciergerie : prospects, propriétaires et biens, contrats et mandats, facturation des propriétaires, rapprochement bancaire, notes de frais et déplacements, carte et itinéraires, envoi d'emails à l'initiative du Client.
Personnes concernées	Propriétaires et leurs co-contacts, prospects, contacts du carnet (prestataires, artisans…), voyageurs (noms figurant dans les réservations importées), Utilisateurs du Client.
Catégories de données	Identité et coordonnées (nom, prénom, civilité, email, téléphone, adresse) ; adresses des biens ; données contractuelles (contrats, mandats, taux de commission) ; données de facturation (factures, montants) ; données bancaires du Client (opérations : date, libellé, montant ; identifiants de comptes) ; déplacements professionnels (adresses, distances, véhicule) ; justificatifs de frais (photos, montants, fournisseurs) ; données de connexion et journal d'activité des Utilisateurs.
Données sensibles	Aucune n'est attendue ; le Client s'engage à ne pas en saisir.
Opérations	Collecte (saisie, import de fichiers, connexion bancaire si activée), enregistrement, organisation, consultation, calcul, génération de documents, transmission à l'initiative du Client (emails), export, suppression.
Lieu d'hébergement	Union européenne — centre de données de Francfort (Allemagne).
Durée	Durée de l'abonnement, puis suppression selon l'article 10.

Annexe 2 — Mesures de sécurité

Chiffrement des échanges : accès uniquement en HTTPS (TLS).
Hébergement dans l'Union européenne, sur un serveur dédié au Service.
Cloisonnement entre clients : chaque donnée est rattachée à une conciergerie et filtrée automatiquement ; contrôle des références croisées à l'écriture ; règles d'isolation au niveau de la base de données (PostgreSQL) disponibles ; tests automatisés vérifiant qu'un client ne peut ni lire ni modifier les données d'un autre, sur l'ensemble des pages et de l'API.
Authentification : mots de passe hachés (PBKDF2, 12 caractères minimum), limitation des tentatives de connexion, sessions révocables (expiration après 12 h d'inactivité et 30 jours au plus), invitations et liens de réinitialisation à usage unique et à durée limitée, jetons de l'application mobile révocables et chiffrés sur l'appareil.
Gestion des droits : rôles par Utilisateur (Dirigeant, Gestionnaire, Collaborateur terrain, Comptable), vérifiés côté serveur.
Traçabilité : journal d'activité des modifications (sans le contenu des données), conservé 400 jours, consultable par le Dirigeant.
Secrets (mot de passe d'envoi des emails, clés de connexion bancaire) chiffrés sur le disque avec une clé maîtresse conservée hors du stockage des données.
Fichiers téléversés contrôlés (type réel vérifié), en-têtes de sécurité HTTP.
Sauvegardes quotidiennes vérifiées, conservées 14 jours sur le serveur et 30 jours en copie hors du serveur d'hébergement, sur un support de l'Éditeur à accès restreint.
Réversibilité : export complet des données à tout moment par le Client.
Maintenance : mises à jour régulières ; chaque version est vérifiée par une suite de tests automatisés avant déploiement.

Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs

Sous-traitant	Service	Données concernées	Localisation
Hostinger International Ltd	Hébergement du serveur	Toutes les Données Client	Allemagne (Francfort)
Enable Banking Oy	Connexion bancaire automatique (DSP2), uniquement si le Client l'active	Opérations et identifiants des comptes bancaires du Client	Finlande
Heidelberg Institute for Geoinformation Technology (HeiGIT gGmbH) — service openrouteservice	Géocodage des adresses et calcul des distances et itinéraires	Adresses (biens, contacts, déplacements)	Allemagne
OpenStreetMap Foundation	Fonds de carte affichés dans le navigateur	Adresse IP de l'Utilisateur qui consulte la carte	Royaume-Uni (décision d'adéquation)

Les emails envoyés depuis le Service passent par le compte de messagerie configuré par le Client (par exemple Gmail), selon le contrat qui le lie à ce fournisseur.